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RGPD, comment gérer ses dossiers clients ?

🗓 15 janvier 2018 

Gérer ses dossiers clients avec le RGPD

Le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) est le nouveau référentiel de protection des données personnelles qui s’applique à partir du 25 mai 2018. Ce règlement renforce la protection des données personnelles des citoyens européens et remplace la loi « Informatique et Libertés ». Il impose également des contraintes pour tous les logiciels traitant et stockant des données personnelles (privées ET professionnelles). Toute entreprise stockant et manipulant des données personnelles de citoyens européens est concernée et doit tenir compte de ses nouvelles obligations. L’idée principale est de redonner le contrôle de ses propres informations au citoyen.

Une solution CRM compatible RGPD, ça existe ?

Nous œuvrons depuis plusieurs mois à la mise en place du RGPD afin d’offrir aux entreprises une solution CRM complète qui facilite la conformité au RGPD. Conscient de ces attentes et de la sécurité de vos données, nous améliorons et adaptons Initiative CRM sur les aspects suivants : 

    recueil du consentement
    consentement marketing pour envoyer des campagnes emailing, SMS, phoning
    demande de portabilité des données
    demande du droit à l’oubli

L’accord explicite (le consentement) est la ligne directrice de ce règlement. Il faut motiver le recueil de chaque information dans un formulaire de contact dans la gestion de portefeuille client

-> Accélérez votre mise en conformité RGPD

Obligations des entreprises

Il est désormais impératif de connaître et cartographier les flux d’informations au sein de votre entreprise. Cette étape est un préalable et ne remplace pas l’utilisation d’un logiciel CRM « RGPD compliant ». Parmi les étapes essentielles à suivre : 

    Préciser la finalité des données collectées pour accroître la transparence envers vos clients / prospects
    Minimiser les données collectées, c’est à dire collecter uniquement les données nécessaires au traitement
    Indiquer la durée de conservation des données
    Permettre l’accès aux données concernant chaque individu : droit d’accès, portabilité, droit à l’oubli…
    Assurer une sécurité accrue des données qui vous sont confiées


Nous accompagnons nos clients sur la mise en oeuvre du consentement et sur les recommandations à mettre en place pour être le efficace dans la mise en oeuvre de cette réglementation.    

Portail RGPD, mais quel est cet outil qui va vous simplifier la vie ?

Selon la réglementation entrée en vigueur le 25 mai 2018, chaque citoyen européen doit pouvoir accéder aux informations personnelles le concernant, détenues par une entreprise tierce. La notion de consentement est un point essentiel du RGPD. Le portail RGPD est une solution prête à l’emploi qui va permettre à tous vos contacts de gérer de manière simple et autonome leurs données personnelles :

    Donner et/ou retirer ses consentements
    Droit d’accès et rectification des données personnelles
    Portabilité automatisée des données personnelles
    Droit à l’oubli (anonymisation des données personnelles)

Pour plus de fluidité et d’autonomie, l’ensemble de ces actions est traité automatiquement et aucune intervention de votre part n’est nécessaire : un gain de temps pour vous et pour vos contacts ! Conformément au RGPD, toutes les modifications effectuées par vos contacts sont loggées et disponibles en cas de contrôle par la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Par exemple, si une personne donne son consentement pour recevoir votre Newsletter mensuelle puis le retire, cette modification sera historisée. 

Ecran de l'espace RGPD pour les clients

 

Les + du Portail RGPD :

    Outil prêt à l’emploi en conformité avec le RGPD
    Interface personnalisable 
    Gestion automatique de l’ensemble des actions
    Accessible directement via Initiative CRM

 

Portail RGPD : comment l’utiliser ?

Pour activer votre portail RGPD, rendez-vous dans le panneau de configuration de votre CRM. Attention, une fois activé, il n’est pas possible de faire machine arrière. Avant d’utiliser librement le Portail RGPD, une courte phase de configuration s’impose ! Il est temps de personnaliser votre interface : logo, page de login, message d’introduction, message de conclusion, liste des consentements, modèles de mails… 

Configuration du portail RGPD

L’étape de configuration terminée, il ne reste plus qu’à transmettre les identifiants de connexion à vos contacts ! Pour cela, envoyez directement un mail via la fiche contact de votre CRM. Celui-ci pourra alors accéder librement à ses données personnelles, les modifier, donner et retirer ses consentements, demander la portabilité de ses données ou encore le droit à l’oubli. 

Exporter et droit à l'oubli

Alors finis les tracas, avec le portail RGPD tout devient plus simple n’est-ce pas ? ?

Pour plus de détails sur le fonctionnement du portail RGPD, nous vous invitons à consulter notre documentation en ligne et restons à votre disposition pour répondre à vos questions.