Logiciel fichier client : l'atout N°1 pour votre business

Qu'est-ce qu'un fichier client ?

Les clients sont la base d'existence d'une entreprise. Un fichier client permet d'organiser les coordonnées et les actions réalisés pour chaque client.  Le fichier client rassemblent les données des prospects et clients d'une entreprise ainsi que les actions commerciales passées et à venir. Ce fichier peut être un logiciel ou un fichier Excel .

Les obligations légales liées au fichier client

En fait, les fichiers clients fournissent beaucoup de données et se réfèrent principalement aux données personnelles. Elles sont disponibles pour des organisations comme l'administration, le réseau social, les associations et bien d'autres encore. L'annuaire est également utile pour les organisations d'entreprises qui partagent des données clients. La législation européenne a très fortement contrôlé la collecte et l'utilisation des données à caractère personnel pour prévenir la fraude. Cette législation est basée sur le RGPD qui définit les précautions et contraintes pendant l'utilisation d'une base de données clients .

Comment choisir un outil CRM ? pour une relation client au top

Définition du fichier client

Les dossiers clients représentent des outils précieux pour faciliter le processus et permettre la mise en œuvre de campagnes de marketing. Les documents sont maintenant dématérialisés et sont stockés dans un système d'information contenant l'ensemble des données du client.
Un fichier client est aussi assimilé à un annuaire de contacts ou une base de données clients idéal pour centraliser les coordonnées. Pour chaque fiche client, on doit noter l'activité réalisée, le prévisionnel de vente, la date de prochain RDV et les remarques particulières.

L'utilité du fichier client en entreprise

Organiser un fichier client pour une entreprise peut avoir de nombreux avantages. De plus, une organisation peut publier des dossiers clients dans une entreprise ou à la fin de ses activités commerciales. Trouver des conditions pour valoriser les données clients en France.
Le fichier clients est un outil qui vous permet d'organiser vos contacts en une seule liste. Ce fichier contient des informations telles que le nom, le prénom, l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone, les adresses e-mail, la date de naissance, l'origine du contact, le site web, le produit ou service etc.
Ce fichier est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de gagner du temps et d'organiser vos données. Vous n'avez plus besoin de chercher les coordonnées de vos clients au quotidien, ni de parcourir chaque enregistrement individuel pour trouver ce que vous voulez.
Vous pouvez également utiliser ce fichier pour mieux comprendre le comportement de vos clients et mettre en place des campagnes de marketing efficaces basées sur leurs intérêts.

Comment créer un fichier client ?

Modèle de fichier client Excel gratuit : fichier client vierge

Pour vous aider à créer un fichier client, nous avons préparé un modèle Excel gratuit à télécharger. Ce fichier inclut des colonnes avec les données indispensables à un suivi client efficace. 
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Les limites d'Excel dans la gestion de son fichier client

Voici les principales limites d'Excel dans la gestion de vos clients et prospects :● impossible d'automatiser des actions avec des outils externes. Si on veut faire un emailing à sa base clients dans Excel, cela implique de segmenter, d'exporter son fichier vers d'autres logiciels puis de réimporter les donner pour une mise à jour. C'est fastidieux avec des risques d'erreurs● Quand plusieurs personnes travaillent sur un même fichier, il y a un risque de perte d'informations ou d'écrasement de données clients.● Difficulté de segmentation de la base de données● Difficulté de détecter les doublons de contacts● Excel fournit une vision à plat des données clients. Alors qu'une base de données client comme un CRM (customer relationship management) fournit un ensemble de fonctionnalités idéales pour un suivi de la relation client.

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Comment choisir son logiciel de base de données clients ?

Le choix d'un outil CRM pour gérer ses fiches clients dépend de plusieurs besoins :● mener des campagnes marketing de prospection● besoin d'une fiche simple de suivi commercial pour chaque client● centraliser les échanges avec la clientèle avec synchronisation des emails et du calendrier● envoyer des devis et des factures● piloter son tableau de bord commercial et de suivi du chiffre d'affaires● adapter l'outil pour les besoins spécifiques du secteur d'activité.

Critères de sélection d'une base de données clients

La meilleure solution devrait répondre à plusieurs critères importants lors du choix des clients. Parmi les objectifs régulièrement cités pour choisir un logiciel de fichier client, voici le Top 5 :● Gagner du temps au quotidien● Meilleure connaissance de la clientèle● Suivi personnalisé des étapes de ventes et du pipeline commerciale● Automatisation des processus sans ressaisie des données clients● Pouvoir analyser l'activité commerciale

Les logiciels en version gratuite

Il existe plusieurs logiciels CRM en version gratuite. Pour la plupart il s'agit de logiciels payants dont la version gratuite propose des fonctionnalités limitées.

Il existe aussi des logiciels open source qui nécessitent des connaissances avancées en informatique. Ces solutions sont privilégiées par les entreprises qui disposent d'un service informatique.

Intégrer un outil CRM : tout savoir pour un projet réussi

Quelles fonctionnalités pour une gestion de la relation client réussie ?

Campagnes marketing

Que ce soit pour la fidélisation de nouveaux clients ou pour de la prospection, lancer des actions de communication ciblées permet de directement contacter vos prospects et clients.

Suivi clients et prospects

La clé dans le suivi, c'est de connaître les meilleures opportunités de ventes. Relancer rapidement chaque client pour aboutir à une vente dans les meilleurs délais. 

Atteindre ses objectifs de ventes

Avec un logiciel qui inclut un suivi des objectifs de vente, vous savez exactement où vous en êtes de vos ventes et des objectifs à atteindre.

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