Suivez facilement vos factures clients et fournisseurs

Comment suivre mes factures

Le suivi rigoureux des factures clients est un élément clé de la gestion d'une entreprise ou d'un commerce. Cela permet notamment d'avoir une vision précise de son chiffre d'affaires et de sa trésorerie. Avec l'augmentation du volume de factures à traiter, il est indispensable de mettre en place un système efficace pour ne rien laisser au hasard. Heureusement, les solutions CRM - Customer Relationship Management permettent aujourd'hui d'automatiser et d'optimiser le suivi des factures.

Un CRM offre de nombreux avantages pour gérer ses factures :

• Avoir toutes les factures au même endroit : devis, factures, avoirs, notes de frais. Le CRM centralise tous les documents commerciaux de l'entreprise.
• Suivre précisément le statut de chaque facture : envoyée, payée, impayée, avoir, etc. Avec Initiative CRM par exemple, la vue Liste propose le champs Statut qui est dynamique selon l’état de la facture : En attente envoyée, En attente non envoyée, Payée, Partiellement Payée, Annulée, Avoir, Avoir Partiel, Retard x jours.
• Automatiser les relances clients pour les factures impayées
• Avoir une vision globale du chiffre d'affaires et de la trésorerie

• Gagner du temps grâce à l'automatisation des tâches chronophages
• Éviter les erreurs humaines : doubles facturations, oublis, etc.
• Avoir un historique complet de toutes les factures émises

En conclusion, un CRM est le meilleur allié pour optimiser le suivi des factures, nous allons voir pourquoi .

Comment suivre efficacement ses factures pour une meilleure gestion ?

Pour tirer le meilleur parti de ses factures, il est indispensable de les suivre avec rigueur. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :

• Numéroter chaque facture émise. Cela permettra de s'y retrouver facilement par la suite.
• Envoyer les factures par mail au format PDF pour avoir une trace écrite. Doubler d'un envoi postal pour les documents officiels.
• Enregistrer chaque facture dans le CRM en indiquant : le numéro, le client, la date d'émission, la date d'échéance, le montant.
• Ajouter un tag "facture envoyée" une fois le mail parti pour savoir qu'elle a bien été transmise au client. Initiative CRM le gère automatiquement.
• Définir des étapes dans le CRM pour suivre le circuit de validation : édition, envoi, règlement.
• Paramétrer des alertes pour les factures arrivant à échéance ou impayées. Avec Initiative CRM par exemple, on a directement sur le tableau de bord des alertes sur les factures en retard de paiement.
• Avoir un récapitulatif des factures directement sur la fiche client. Avec Initiative CRM, on peut positionner à l’envi sur chaque fiche Compte un récap des factures en cours.
• Identifier rapidement les mauvais payeurs grâce à un tag ou un code couleur. Dans Initiative CRM, les mauvais payeurs ont un badge qui les trace sur toutes les pages.
• Éditer régulièrement des rapports sur le CA facturé et encaissé.

En suivant méticuleusement ces étapes, vous gagnerez en productivité et réduirez les risques d’erreurs dans votre suivi de facturation. Le CRM est alors un allié précieux pour une gestion optimisée du cycle de vie de vos factures.

Pourquoi un suivi rigoureux de vos factures est essentiel ?

Le suivi précis de vos factures clients est crucial pour de multiples raisons :

• Maîtriser votre chiffre d'affaires en temps réel. Connaître avec certitude vos encours et votre trésorerie nette.
• Réduire le risque d'impayés grâce à des relances automatisées. Initiative CRM permet de programmer facilement ces rappels.

• Améliorer la satisfaction client en assurant une gestion professionnelle du post-vente.
• Optimiser vos délais de paiement pour garantir une trésorerie saine. Initiative CRM analyse finement ces délais.
• Identifier rapidement les éventuels retards de règlement grâce à une vue synthétique.
• Éditer des relances clients ciblées et personnalisées pour résoudre les impayés.
• Extraire à tout moment des rapports sur votre chiffre d'affaires réel ou prévisionnel.
• Prendre les bonnes décisions stratégiques et commerciales grâce à des indicateurs fiables.
• Fluidifier votre gestion comptable en connectant facturation et comptabilité.
• Disposer d’un historique clair de toutes les factures, facilement consultable.
• Répondre aisément aux contrôles fiscaux grâce à des factures bien référencées.
• Identifier vos clients rentables sur lesquels capitaliser.

Avec Initiative CRM par exemple, vous pouvez avoir des indicateurs de CA en temps réel, directement sur le tableau de bord ou par client. Le suivi rigoureux de vos factures est donc indispensable pour piloter sereinement votre activité !

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Mettre en place un système de référencement de vos factures

Lorsqu'on émet beaucoup de factures, il est essentiel d'avoir un système de référencement clair et efficace. Voici quelques bonnes pratiques :

• Numéroter chaque facture de manière chronologique (Facture 2023-01, 2023-02, etc).
• Commencer chaque année une nouvelle numérotation.
• Faire des séries de numérotation par type de prestation. Ex : FACT-CONSEIL-2023-01.
• Intégrer la référence client dans le numéro de facture pour faciliter les recherches. Ex : FACT-CL-1034-2023-01.
• Créer des préfixes de facturation pour chaque société en cas d'activités multiples. Avec Initiative CRM par exemple, on peut paramétrer plusieurs numérotations de factures pour chaque SIRET.
• Ajouter systématiquement ce numéro dans l'objet du mail envoyé au client.
• Faire figurer ce numéro sur la facture PDF pour éviter toute confusion.

• Enregistrer chaque facture dans le CRM avec son numéro unique.

Cela permettra de retrouver instantanément n'importe quelle facture, même des années après. Un gain de temps précieux !

Les étapes clés du suivi des factures

Pour optimiser le suivi de ses factures, voici les principales étapes à respecter :

1. Paramétrer le circuit de validation des factures dans le CRM : de la création à l'archivage.

2. Numéroter chaque facture de manière unique et la taguer comme "draft" tant qu'elle n'est pas validée.

3. Une fois la facture validée, l'éditer au format PDF et la taguer comme "envoyée".

4. Envoyer la facture au client par mail et par courrier si besoin.

5. Si la facture est envoyée, la taguer comme "en attente de règlement".

6. À l'échéance, si elle n'est pas payée, la taguer comme "impayée" pour déclencher les relances.

7. Lorsque le paiement est reçu, taguer la facture comme "payée" et indiquer le montant réglé.

8. Archiver les factures payées tout en conservant l'historique.

9. Générer régulièrement des rapports sur les factures : CA généré, impayés, délais, etc.

En suivant ce processus étape par étape, vous optimiserez considérablement la gestion de vos factures !

Relancer vos factures impayées au bon moment

Les relances pour factures impayées sont essentielles pour récupérer les sommes dues par vos clients. Mais quand et comment relancer ? Voici quelques bonnes pratiques :

• Paramétrer des rappels automatiques dans le CRM quelques jours avant l’échéance de la facture. Initiative CRM permet par exemple de programmer des e-mails de relance.
• Si non paiement à la date prévue, relancer manuellement par mail après quelques jours de retard.
• Passer un coup de fil de relance si la facture a 2 semaines de retard, de façon plus personnelle et engageante.
• Envoyer une nouvelle facture "rappel" avec majoration après 1 mois, en expliquant les pénalités de retard.

• Au-delà de 2 mois de retard, envoyer une mise en demeure en LRAR avant éventuelle procédure judiciaire.
• Négocier si besoin des délais avec les bons clients mais en étant ferme sur les intérêts de retards.
• Tracer toutes les relances dans le CRM sur la fiche facture.

En combinant rappels automatisés et relances personnalisées, vous trouverez le bon équilibre pour optimiser le recouvrement des impayés. Mais surtout, ne laissez pas traîner les retards de paiement, réagissez vite !

Automatiser le suivi de paiement grâce à un CRM

Le suivi manuel des factures impayées prend beaucoup de temps. Heureusement, un CRM permet d'automatiser complètement ce processus chronophage :

• Paramétrer des e-mails de relance automatiques qui partent à date fixe avant/après l'échéance.
• Programmer l'envoi de SMS de rappel selon un délai défini.
• Générer des factures de pénalités de retard de façon automatique.
• Comptabiliser automatiquement les retards de paiement sur la fiche client.
• Clôturer automatiquement une facture lorsque le règlement est reçu.
• Éditer des rapports récapitulatifs des impayés.
• Programmer des tâches automatiques pour certains tags (impayé depuis plus de 30 jours etc.)

Grâce à ces automatismes, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et laisser votre CRM gérer ces suivis récurrents.

Avec Initiative CRM par exemple, il est facile de paramétrer des factures récurrentes mensuelles ou annuelles pour gérer facilement les abonnements.

Gagner en visibilité sur votre chiffre d'affaires

Suivre précisément ses factures permet d'avoir une vision claire et en temps réel de son chiffre d'affaires. Voici comment y parvenir simplement :

• Avoir un tableau de bord avec vos CA du jour, de la semaine, du mois.
• Pouvoir filtrer vos factures sur toutes les périodes souhaitées.
• Générer des rapports détaillés par client, produit, vendeur, etc.

• Comparer votre CA prévisionnel et votre CA réel.
• Analyser finement vos délais de paiement.
• Identifier vos produits et clients les plus rentables.
• Éditer des graphiques d'évolution de votre CA.

Un CRM comme Initiative CRM permet d'obtenir facilement tous ces indicateurs en temps réel. Vous pouvez même personnaliser vos propres graphiques et rapports selon vos besoins spécifiques. Prenez enfin les bonnes décisions grâce à une vision précise de votre activité !

Personnaliser vos relances clients

Les relances automatiques sont pratiques, mais il est également important de personnaliser le suivi des impayés selon chaque client. Voici quelques conseils :

• Adapter le ton du mail au profil du client : plus cordial pour un bon client, plus ferme pour un mauvais payeur.
• Personnaliser le texte avec des éléments qui parlent au client (sa commande, ses produits préférés, etc).
• Proposer un échelonnement des paiements pour les grosses factures.
• Offrir une remise ou un geste commercial aux bons clients.
• Expliquer de façon pédagogique les frais appliqués en cas de retard.
• Rappeler les options de paiement à distance : virement, carte bancaire, Paypal etc.
• Donner la possibilité de contacter le service comptabilité.
• Remercier le client lorsque la facture est finalement payée.

En adaptant le contenu de vos relances à chaque profil, vous renforcerez la relation client tout en augmentant vos chances d'être payé.

Analyser précisément vos délais de paiement

La rapidité avec laquelle vos clients paient leurs factures est un indicateur important de la santé financière de votre activité. Analysez donc régulièrement vos délais de paiement pour :

• Calculer le délai moyen de paiement de vos factures. Un délai anormalement long est un signal d'alerte.

• Identifier vos clients payant le plus rapidement, et ceux prenant le plus de retard.
• Repérer les périodes de l'année où vos encaissements ralentissent (vacances, fêtes etc.)
• Adapter vos conditions de paiement en proposant des acomptes par exemple.
• Proposer des escomptes aux clients payant comptant (remise, cadeau etc.)
• Durcir vos pénalités de retard pour accélérer les paiements.
• Rapprocher certains clients pour comprendre et résoudre leurs difficultés de paiement.

En analysant finement vos data paiement, vous pourrez prendre les mesures adéquates pour améliorer votre trésorerie.

Optimiser votre trésorerie grâce à un meilleur suivi

Un suivi rigoureux de vos factures permet d'optimiser votre trésorerie de plusieurs façons :

• Encaisser plus rapidement vos factures grâce à des relances efficaces.
• Éviter les impayés et les pertes avec des processus de validation fiables.
• Ajuster vos délais de paiement en fonction de chaque client.
• Fluidifier votre cycle d'encaissement en automatisant un maximum de tâches.
• Anticiper les périodes creuses grâce à une vision précise de votre CA.
• Adapter vos tarifs et offres en fonction de la rentabilité constatée.
• Récupérer plus facilement les sommes dues même des années après.
• Prendre les bonnes décisions pour votre activité grâce à des données fiables.

Un CRM vous donnera cette visibilité en temps réel si précieuse pour une trésorerie saine et des finances saines.

Éditer rapidement des rappels depuis votre CRM

Lorsque qu'une facture arrive à échéance, il est parfois nécessaire d'éditer un "rappel" au format PDF à envoyer au client. Plutôt que de refaire une facture, un CRM permet d'automatiser entièrement ce processus :

• Créer un modèle de rappel personnalisé dans le CRM
• Y insérer les données variables (numéro facture, date, montant)
• Programmer l'envoi automatique du rappel à l'échéance
• Générer le PDF avec les données de la facture concernée
• Envoyer par mail et enregistrer dans le CRM

Vous gagnerez ainsi un temps précieux tout en assurant un suivi professionnel. Certains CRM comme Initiative CRM permettent même de créer des modèles de relance adaptables à chaque client.  

Facturation et comptabilité connectées en un clic

La comptabilité requiert souvent des exports de factures fastidieux. Un CRM moderne permet de se passer de ces manipulations manuelles :

• Export automatique des factures payées vers le logiciel de compta.
• Format d'export personnalisable selon le logiciel (CSV, Excel, etc).
• Fréquence d'export paramétrable (quotidien, hebdo, mensuel).
• Export possible vers tous les logiciels du marché (CEGID, Sage, Quadra, etc).

Grâce à cette intégration comptabilité avancée, fini les ressaisies interminables ! Le gain de temps est considérable.

Témoignages d'entreprises sur l'impact d'un CRM

De nombreuses entreprises ont adopté un CRM pour optimiser le suivi de leurs factures. En voici quelques témoignages :

Jean M., dirigeant d'une PME de service : "Depuis que nous utilisons un CRM, nous avons divisé notre délai moyen de paiement par 2 ! Nous relançons de façon efficace et avons moins d'impayés."

Sophie R., responsable administrative d'une franchise de magasins : "Le CRM nous fait gagner un temps fou en automatisant une grande partie du traitement des factures."

Thierry S., DAF d'une société industrielle : "Nous analysons en détails nos données de facturation grâce aux rapports dynamiques du CRM. Notre visibilité sur le CA et la trésorerie s'en trouve nettement améliorée."

Marine P., expert-comptable : "L'intégration transparente avec les logiciels de compta est un gain de productivité énorme pour mes clients !"

Pourquoi adopter dès maintenant le suivi des factures dans votre CRM ?

Voici quelques bonnes raisons de passer dès aujourd'hui à un suivi optimisé de vos factures avec un CRM :

• Fluidifier votre cycle de facturation et d'encaissement
• Vous concentrer sur votre cœur de métier en automatisant les tâches périphériques
• Réduire les risques d'impayés et donc améliorer votre trésorerie
• Prendre de meilleures décisions grâce à une vision précise de votre activité
• Fidéliser vos clients grâce à un suivi personnalisé
• Faciliter et fiabiliser vos déclarations fiscales et comptables
• Rattraper rapidement d'éventuels retards de traitement de factures
• Disposer d'un historique clair de tous vos documents commerciaux

Pour finir, un CRM est l'outil idéal pour gagner en sérénité dans le suivi de vos factures et la gestion de votre entreprise !

Avec Initiative CRM par exemple, vous pouvez même paramétrer des facturations groupées à partir de bons de commande ou devis. Une fonctionnalité très pratique !

Adoptez dès maintenant Initiative CRM pour simplifier et optimiser le traitement de vos factures !

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