Facture proforma : définition, modèle et spécificités 

On entend souvent parler de “facture proforma“ dans le domaine des échanges commerciaux mais on ne sait pas exactement ce que c’est ou on la confond avec la facture normale. N’ayant pas beaucoup de détails sur ce document, pourtant très important pour la réussite d’une vente, beaucoup se trouvent dans l’obligation de demander conseils à un expert pour avoir un minimum d’explication.  

Si cela est également votre cas, alors cet article s’adresse à vous ! Lisez-le pour tout savoir sur la facture pro forma, son utilité, comment la créer et quels sont les meilleurs outils pour cela.

Les meilleurs outils de transition numérique

La facture pro forma : qu’est ce que c’est ? 

Une facture pro format “ pour la forme” est une facture provisoire, fournie par une entreprise à son client pour l’aviser d’une première proposition. Elle fait suite à un devis dans lequel on fait part des conditions générales de vente et les conditions de paiement.

Ce document commercial, envoyé à titre informatif, vise donc à faciliter les échanges précédant une transaction entre les clients et les prestataires de services; C’est aussi un moyen d’évaluer le montant facturé au client, à condition que celui-ci accepte les conditions générales de vente. 

Quand faire une facture pro forma ? Cas d’usage 

Une facture pro forma est nécessaire dans diverses situations telles que :

    Le client demande une évaluation du coût et des conditions de vente d’un produit ou d’une prestation de services. 
    Avant l'envoi d'une facture finale, ce document sert à préciser certaines conditions et modalités.
    Dans le cadre de l’expédition d’échantillons avant la livraison  d’une commande importante. 
    L’acheteur en a besoin pour demander un crédit auprès d’une banque. 
    Pour faciliter des échanges commerciaux internationaux, requérant une autorisation de douane.

Quelle est la différence entre un devis et une facture pro forma ?

Parmi les documents édités et envoyés quotidiennement dans une entreprise, le devis et la facture pro forma sont parmi les plus présents dans n’importe quelle structure. Bien que ces deux documents semblent converger sur bien des points, ils sont loin d’avoir la même finalité.
D’un côté, Le devis constitue une proposition de contrat non modifiable après signature et un engagement de la part des deux parties concernées par la vente (à livrer les biens et les services du côté du vendeur et à payer son dû pour l’acheteur).
D’un autre côté, la facture pro forma n’est délivrée qu’à titre informatif et n’engage nullement la contrepartie à recevoir un paiement. De ce fait, elle n’a de valeur ni sur le plan comptable, fiscale ni du point de vue légal. elle ne peut pas non plus remplacer une facture.

Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?

En réalité, une facture pro forma n’est qu’une reproduction de tous les éléments constituant une facture normale mais avec la mention “ facture pro forma” comme titre. Il s’agit donc d’un devis délivré sous forme d’une facture, bien que ce ne soit pas vraiment une et qu’il ne donne pas lieu à un enregistrement comptable.

Une facture normale, quant à elle, est un écrit commercial normalisé, donnant lieu à un enregistrement comptable. C’est une sorte d’attestation de l'achat ou de la vente de biens ou services.

En définitive, une facture normale est un document comptable résultant d’une action commerciale donnée. Elle résume toutes les prestations ou les marchandises qui font l’objet d’une vente entre l’entreprise et son client. C’est donc un moyen de légitimer la vente auprès des instances judiciaires, en cas de besoin, à condition qu’elle porte les mentions légales obligatoires.

Une facture pro forma, par contre, n’est qu’un devis provisoire employé dans le cadre d’activités comme celles liées au BTP. Son utilité réside dans le fait qu’elle facilite les relations des sociétés et optimise les partenariats. Par ailleurs, C’est une pièce non comptable, sans valeur légale et envoyée exclusivement à titre informatif.

Que doit contenir une facture pro forma? 

Pour être une facture pro forma en bonne et due forme, celle-ci doit remplir certaines conditions et contenir des éléments clés :  

    A chaque étape, la visualisation du PDF est disponible avec le logo et le numéro.
    Cette visualisation est directement disponible dans Initiative, sans téléchargement PDF par le navigateur.
    Si nécessaire, le changement de template est disponible pour une visualisation immédiate avant téléchargement ou envoi par email.
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Nouvelle Vue Facture 

    Une vision synthétique hyper claire
    Les informations importantes disponibles immédiatement 
    Des actions pertinentes à chaque étape
    Un récapitulatif horodaté des différentes étapes
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Nouvelle liste 

    Un statut “enrichi” de la facture pour savoir où en est la facture
    Des actions rapides depuis la liste selon le statut actuel de chaque facture
    Deux actions de masse maintenant disponibles : Finaliser et Télécharger
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Facture brouillon 

Le processus de création des factures reste identique sur le principe.
Le choix du modèle PDF est maintenant disponible à la création.
Le modèle choisi pour chaque facture sera lié à la facture mais pourra être modifier à tout moment.

2 actions à la sauvegarde d’une nouvelle facture :
- Sauver en tant que brouillon
- Finaliser la facture 

Optimisation des flux de travail 

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A chaque étape de la facture, des actions pertinentes sont proposées.

Gestion des avoirs 

Pour chaque facture finalisée, il est possible de l’annuler. En annulant une facture, un avoir est automatiquement créé en un clic. Rien de plus simple pour éviter les erreurs manuelles.Liaison automatique entre la facture annulée et la facture d’avoir.  
De plus, l’export PDF indique automatiquement la mention Avoir n°4321 (annule la facture n°1234)

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Actions de workflows 

De nouvelles actions de workflow disponible pour automatiser les process  ● Finaliser la facture ● Marquer la facture comme payée 
Ces actions sont activables selon les conditions de votre choix. 
Les relances automatiques par email des factures en retard de paiement sont activables facilement selon vos conditions.

Un nouveau modèle de facture 

Ce nouveau modèle PDF inclut par défaut les mentions obligatoires et les besoins les plus courants :  ● Numéro de facture ● Date de facturation ● Positionnement des coordonnées client pour les enveloppes à fenêtre ● Remises ● TVA ● Conditions de paiement ● Mention Avoir, Annulée, Payée● Acompte et paiements Il est activable et modifiable depuis PDFMaker.

Des règles de gestion encadrées 

Impossible de supprimer une facture → Plus de “trou” dans la numérotation de la facturation 
Quand la facture est finalisée, Modification restreinte aux données non utilisées dans les modèles PDF. 
Facture d’avoir liée à la facture annulée