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Organiser son travail : les 6 astuces pour performer !

🗓 24 janvier 2019 

Comment organiser son travail ?

Il est 9h00 et Julie, la petite nouvelle du service comptabilité, attaque sa journée. Après un petit café avec sa collègue Chantal, elle s’attaque au gros dossier déposé sur son bureau.
A peine 30 minutes plus tard, elle détourne son regard pour traiter les 530 emails qui s’accumulent depuis 3 mois dans sa boite de réception. 10h : Marc, le responsable du service, vient la chercher pour la réunion hebdomadaire. Il est 11h30 : Julie se replonge dans son dossier mais Sophie, sa copine du marketing, lui envoie une vidéo de chatons mignons. Il est midi, son téléphone vibre, c’est encore Sophie qui la prévient qu’il est l’heure de se rendre au réfectoire.
Bilan de la matinée : 1/3 du dossier réalisé, 50 emails dans la corbeille et 10 emails traités, une réunion, deux cafés, quelques potins et une vidéo de chatons mignons.

Bon… pas très productif tout ça ! Julie doit apprendre à gérer et optimiser son temps pour trouver une bonne organisation. Il est temps de lui donner un petit coup de pouce. Restez attentifs, Initiative CRM dévoile 5 astuces pour organiser son temps de travail !

Hiérarchiser les urgences 

Dans un premier temps, il est important de différencier les dossiers urgents, importants et ceux qui peuvent attendre. Une fois la priorisation faite, attaquez-vous aux tâches importantes et délicates pour finir par celles plus agréables. Attention : si vous vous sentez fatigué ou déconcentré, préférez réaliser les tâches les plus simples et qui demandent peu de réflexion. 

Organiser son travail et ses temps de pause 

Il y a un temps pour tout : le travail et les pauses. Définissez de manière claire vos temps de repos afin de vous créer un réflexe. Ne faites pas l’impasse sur les pauses qui sont des moments très importants afin de maintenir votre niveau de concentration au maximum pendant les temps de travail. 
Par exemple : vous arrivez à 9h00 et prenez un petit café avec vos collègues le temps de leur dire bonjour et de leur souhaiter une bonne journée. A 10h30, vous marquez un temps d’arrêt et vous allez vous aérer l’esprit pendant 10 à 15 minutes. Vous reprenez ensuite le travail jusqu’à 12h00. 
Définir des plages horaires par tâche selon sa capacité de concentration qui varie dans la journée. L'idéal est de trouver votre organisation personnelle idéale et de s'y tenir. 

Trier régulièrement la boite mail 

Entre les emails importants, ceux qui ne vous concernent pas et les SPAMS, vous pouvez vite vous laisser submerger. Pour éviter l’invasion, il est nécessaire de traiter vos emails régulièrement. Demandant moins de concentration, c’est une tâche idéale à réaliser en fin de matinée et en fin d’après-midi. 
La méthode "Zero Inbox" est une technique de tri et de nettoyage de la boîte email. Il s'agit de vider sa boîte de réception après chaque journée.
En classant et archivant ses emails, on a une vision beaucoup plus claire des tâches restantes et emails à traiter. 

Le règle des 2 minutes

Imaginé par David Allen, auteur du best-seller "Getting Things Done", cette règle est aussi simple qu'efficace : "Si une tâche vous prend moins de 2 minutes, faites la maintenant."C'est d'autant plus efficace que planifier ou relire cette tâche sur une Todo List qui prendrait plus de temps que de la faire maintenant.

Se fixer des objectifs 

Rien de plus motivant et satisfaisant que d'atteindre ses objectifs à la fin de la journée. Il est donc important de vous fixer des objectifs mensuels, dispatchés de façon hebdomadaire et organisés en tâches quotidiennes. Cette organisation est d'autant plus bénéfique lors de projets et tâches de longue durée.

Faire un bilan chaque soir et préparer le lendemain 

A quelques minutes de quitter les locaux de votre entreprise et de rentrer enfin chez vous, prenez un petit temps pour faire le point sur votre journée et vos avancées. La tenue d'un outil de gestion des tâches vous permet notamment de connaitre exactement votre plan d'actions dès le lendemain. Pour planifier son travail, rien de mieux qu'un outil adapté comme Initiative CRM : Essayez le maintenant.

Références

- La 25e Heure- Méthode GTD - Getting Things Done